Se adresse

Kommunikation

Kommunikation i Helsingør Golf Club

Formålet med kommunkationsudvalget er at sikre at HGC’s medlemmer føler sig velinformerede og løbende modtager relevant information om livet i klubben og klubbens aktiviteter.
Desuden skal udvalget også sikre god information til kommende nye medlemmer, så nye medlemmer får en optimal start i klubben.

Udvalgets opgaver skal være med til at bidrage til HGC’s kommunikationspolik, kommunikationsplan og sikre at kommunikationskanalerne efterleves i klubben.
Desuden skal udvalget sikre at kommunikationspolitikken efterleves og videreudvikles i klubbens interesse.

Udvalgets nuværende arbejdsopgaver
Udvalget arbejde primært med at vedligeholde klubbens hjemmeside, samt udsendelse af mdr. nyhedsbrev.
Alle informationer på klubbens hjemmeside er offentlig tilgængeligt.

Nyhedsbrevet
Der udsendes et månedligt elektronisk Nyhedsbrev, som udkommer hver den 10. i måneden (redaktions-deadline er inden den 5. i måneden). Nyhedsbrevet vil indeholde forskellige informationer fra bestyrelsen, ansatte, udvalg og klubber i klubben.

Ris og ros
Kommunikationudvalget modtager altid gerne ris og ros omkring kommunikationen i klubben, så vi hele tiden kan blive bedre og sikre at klubbens medlemmer er tilfredse med den information som er tilgængelig. I finder udvalgets kontaktdata på klubbens hjemmeside under kommunikationsudvalget.
Kommunikationspolitik for Helsingør Golf Club

Overordnet kommunikationsmålsætning
Helsingør Golf Club (HGC) skal have en aktuel og tilstrækkelig kommunikation til klubbens interessenter som en væsentlig forudsætning for en velfungerende golfklub.

Kommunikationen skal foregå indenfor de givne rammer og under hensyntagen til de mange forskellige interesser i HGC.

Den overordnede målsætning er, at HGC skal opfattes som den mest levende og attraktive golfklub i Nordsjælland - også selv om konkurrencen fra de omkringliggende klubber øges.
Formålet med denne kommunikationspolitik for HGC er derfor følgende: 
  • At HGC’s kommunikationspolitik er kendt, let at forholde sig til og efterleves af klubbens medlemmer.
  • At sikre at der kommunikeres tilstrækkeligt og tilfredsstillende igennem relevante kommunikationskanaler.
  • At sikre sammenhæng imellem klubbens interessenters forventninger og HGC’s mål og formåen omkring klubbens kommunikationspolitik.
  • At definere klare mål og ansvar for de væsentligste informationer og kommunikationskanaler. 

Hvad - skal kommunikeres?
Forudsætningen for, at medlemmerne føler sig velinformerede, er at de løbende modtager al relevant information om livet i klub og klubbens aktiviteter. 

Nedenfor er listet, hvad der i hovedtræk anses for den væsentligste kommunikation i HGC, som derfor forventes at blive dækket. Det er ikke intentionen, at denne liste er udtømmende: 

  • Referat af generalforsamling
  • Referat af bestyrelsesmøder (uddrag)
  • Beslutningsreferat af udvalgsmøder (uddrag) – lægges ud på hjemmesiden under hvert udvalg, senest en uge efter afholdt møde.
  • Information fra bestyrelsen om klubbens ”tilstand” (økonomi, fremtidsplaner og forretningsplan indholdene kort/langsigtet strategi), sendes via Nyhedsbrevet per mail og lægges ud på hjemmesiden, senest en uge efter afholdt møde.
  • Generel information fra klubkontoret.
  • Information fra Greenkeepere, fx aktiviteter og tiltag omkring banen.
  • Information fra Proshop, fx trænings- og andre tilbud.
  • Information fra Udvalg, fx matchprogram, resultater, arrangementer, akiviteter og tiltag omkring banen.
  • Medlemsmøder.
  • Arrangementer fx Helsingør Ugen, jazzkoncert, bridge, vinsmagning.
  • Reklamer til medlemmerne, fx fra sponsorer.
  • Overordnet aktivitetskalender i Golfbox og på klubbens Hjemmesiden.

Fortrolighed – hvad kommunikeres ikke?
Personalesager kommunikeres ikke af medlemmer i HGC’s kommunikationskanaler (på Hjemmeside eller i Nyhedsbrevet). Det er et anliggende imellem bestyrelsen og personalet. 

Af hensyn til HGC’s ansatte, enkeltmedlemmer, grupper af medlemmer eller HGC som helhed er der information, der behandles fortroligt - og altså ikke kommunikeres.
Dette gælder fx: 

  • Forhold om klager – omkring enkeltmedlemmer rettet til bestyrelsen og behandlingen heraf.
  • Dele af bestyrelsens og udvalgenes arbejde der, hvis det kommunikeres offentligt, kan svække klubbens forhandlingsposition fx i forhold til eksterne interessenter. 
Der tages altid beslutningsreferater af både bestyrelsesmøder og udvalgsmøder, men i henhold til ovenstående fortrolighed kan der være emner som bestyrelse og udvalg kun vælger at bringe i uddrag til klubbens interessenter/målgrupper.
Hvem–interessenter/målgrupper
Der er mange interessenter (målgrupper) i og omkring HGC. Det er derfor ønsket, at der vha. kommunikationspolitikken kommunikeres til disse målgrupper gennem relevante kommunikationskanaler. Følgende er interessenter/målgrupper for klubben:
  • Alle ’aktive’ og ’passive’medlemmer i HGC
  • Enkelt medlemmer
  • Ventelistemedlemmer – eksisterende og mulige
  • Passive medlemmer
  • Par3 medlemmer
  • Greenfee spillere
  • Ansatte i HGC, restauratør og proshop
  • Helsingør Byråd/andre myndigheder
  • Sponsorer
  • DGU
  • Andre golfklubber
  • Pressen (danske, svenske)
  • Kunder – eksisterende og mulige
  • Leverandører
  • Danmarks Naturfredningsforening

Hvordan – hvilke kommunikationskanaler skal benyttes og hvordan?
HGC benytter sig af forskellige kommunikationskanaler for at informere klubbens målgrupper. Kommunikationspolitikken tilstræber at hjælpe til med, at der foretages bevidste valg af de forskellige kommunikationskanaler afhængig af informationens karakter, så kommunikationen når de ønskede målgrupper/modtagere.

De to væsentligste kommunikationskanaler er HGC’s hjemmeside og bestyrelsens elektroniske Nyhedsbrev, som udsendes via e-mail.

Anvendelsen af primært elektroniske midler er valgt for bedst muligt at sikre aktuelle informationer samt at anvende ressourcerne i klubben bedst muligt. Det anses for rimeligt, at medlemmerne kan betjene sig af enten Internet eller e-mail. For dem som ikke har adgang til computer hjemme anvendes én af klubhusets to terminaler (opsat ved Sekretariatet), hvor medlemmer kan tilgå diverse informationer.

Kommunikationskanaler til rådighed (opdateringsfrekvens) i HGC:
  1. Elektronisk Nyhedsbrev (udsendes én om måneden).
  2. HGC’s hjemmeside (dagligt, løbende).
  3. Opslagstavlen (dagligt, løbende).
  4. E-mail til alle medlemmer (ad hoc).
  5. E-mail til enkelt medlemmer (ad hoc).
  6. Brev til alle (ad hoc).
  7. Brev - individuelt (ad hoc).
  8. Årsrapport (en gang årligt).
  9. Medlemsmøder (2 gange årligt).
  10. Tavler/opslag i klubhuset (dagligt, løbende).
  11. Sekretariat (mundtligt, dagligt i åbningstiden).
  12. Generalforsamling (årligt i henhold til vedtægterne for HGC).
  13. Golfbox (dagligt).
  14. Pressemeddelelse (ad hoc).
  15. Baneguide (årlig revision).
  16. SMS (ad hoc).
  17. Scorekort (årlig revision)
Hvem er ansvarlig for disse nøglekommunikationer og medier:
Nøglekommunikationer:
  • Referat af generalforsamling.
    Sekretariatet tager referat af generalforsamlingen og dette lægges på HGC’s hjemmeside.
  • Referat af bestyrelsesmøder (uddrag).
    Sekretariatet tager referat af bestyrelsesmøder som godkendes og underskrives på efterfølgende møde.  Efter hvert bestyrelsesmøde udarbejdes et kortfattet notat ”Uddrag af bestyrelsesreferat” som lægges på HGC’s hjemmeside senest ugen efter bestyrelsesmødet.
  • Referat af udvalgsmøder (uddrag/beslutningsreferat).
    Udvalgsformænd er ansvarlige for at der foreligger beslutningsreferat af udvalgsmøder og hvis udvalget finder det relevant udarbejdes et uddrag som lægges på hjemmesiden ugen efter udvalgsmødet.
  • Information fra bestyrelsen om klubbens ”tilstand” såsom økonomi, fremtidsplaner og forretningsplan indholdene kort/langsigtet strategi (e-mail, Nyhedsbrevet, Hjemmesiden).<br>I det omfang bestyrelsen har behov for at kommunikere til klubbens medlemmer fra bestyrelsesmøder, kan dette ske via Hjemmesiden, Nyhedsbrevet, Årsrapporten, eller hvis formålstjenligt, via e-mail eller brev.
  • Information fra sekretariatet (e-mail, Hjemmesiden).
    Ansatte i Sekretariatet er ansvarlig for al kommunikation fra Sekretariatet.
  • Information fra Greenkeepere (e-mail, Hjemmesiden).
    Greenkeeperchefen er ansvarlig for al kommunikation, fx aktiviteter og tiltag omkring banen fra Greenkeeperne.
  • Information fra Proshop (e-mail, Hjemmesiden).
    Chef pro’en er ansvarlig for al kommunikation fra pro’erne, fx trænings- og andre tilbud.
  • Information fra Udvalg (e-mail, Hjemmesiden).
    Udvalgsformændene er ansvarlig for al kommunikation fra de enkelte udvalg, fx matchprogram, resultater, arrangementer, akiviteter og tiltag omkring banen.
  • Medlemsmøder (halvårligt, fremmøde i klubben).
    Bestyrelsen, i samarbejde med udvalgsformændene, er ansvarlige for at kommunikere dato og agendapunkter for medlems infomøder. Disse møder kommunikeres minimum 4-6 uger før afholdelse på hjemmesiden og i Nyhedsbrevet.
  • Størrere Arrangementer (e-mail, Nyhedsbrevet, Hjemmesiden).
    Event/arrangementer for alle medlemmer kommunikeres af bestyrelsen eller udvalgsformanden for det enkelte arrangement. Der skal minimum informeres på hjemmesiden og i Nyhedsbrevet.
  • Reklamer (Hjemmesiden).
    Sponsorudvalget er ansvarlig for sponsor reklamer.
  • HGC’s hjemmeside (dagligt, løbende).
    Hjemmesiden er den primære kommunikationskanal til at nå alle medlemmer da hjemmesiden kan opdateres dagligt og dermed sikre hurtig og aktuel information. På hjemmesiden kan al relevant information findes.
    Opdateres af webmaster.
  • Elektronisk Nyhedsbrev (udkommer den 10. i hver måned. Indlæg skal sendes til webmaster og kommunikationsudvalgsformand senest den 5. i måneden).
    HGC’s Nyhedsbrev sendes via e-mail samt lægges på hjemmesiden. Nyhedsbrevet er en vigtig kommunikationskanal til at nå alle medlemmer og som kort samler klubbens nyheder.
    Bestyrelsen (formanden) er ”ansvarlig redaktør”.
  • Generel info som er del af hjemmeside.
  • Årsrapport (en gang årligt).
    Årsrapporten har til hensigt at give en årlig status over klubbens virke i det forgangne år, en status over klubbens position og et fremadrettet syn på den kommende sæson.
    Årsrapporten udsendes via e-mail til klubbens medlemmer forud for årets generalforsamling (sammen med agenda til generalforsamlingen?).
    Bestyrelsen er ansvarlig for Årsrapporten.
  • Medlemsmøder (halvårligt).
  • Tavler/opslag i klubhuset (dagligt, løbende).
    Sekretariatet er ansvarlig for tavler og opslag i klubben. Dog opdateres flagplacering af Greenkeeperne.
  • Golfbox (dagligt).
    Benyttes til matchtilmelding, resultatvisning, klubbens størrere aktiviteter samt bookning af mødelokaler. Ansatte og udvalg er ansvarlige for opdateringer i Golfbox.
  • Pressemeddelelse (ad hoc).
    Pressemeddelelser kan udsendes af bestyrelsen og af udvalgsformænd, men skal altid godkendes af bestyrelsen forud for udsendelse.
  • Baneguide og Scorekort for både Storbane og Par3 bane (årlig revision).
    Baneudvalget er ansvarlig for begge disse og deres opdatering. Baneudvalget koordinerer med Greenkeeperne.
    Hvad angår reklame i disse to medier koordinerer Baneudvalget med Sponsorudvalget.

Kommunikationsstil, indhold og udformning
Kommunikationen internt i klubben skal holdes i en saglig, høflig og uformel tone.

Kommunikationen til eksterne parter skal holdes i en saglig, høflig men mere formel tone. Ved skriftlig ekstern kommunikation skal kommunikationen altid foregå på klubbens officielle brevpapir.

Den visuelle linie i al kommunikation skal medvirke til, at HGC opfattes ensartet som ét brand, hvilket kræver anvendelse af samme kreative stil, typografi, logo og grafiske holdning (så må denne beskrives lidt mere i detaljer…)

Implementering/efterlevelse af kommunikationspolitikken
Det er forventningen, at alle interessenter, der ønsker at kommunikere på HGC’s vegne efterlever kommunikationspolitikken, og at kommunikationspolitikken vil danne grundlag for konkret og konstruktiv dialog og løbende opdatering.
Helsingør Golf Club
Gl. Hellebækvej 73
DK - 3000 Helsingør
Tlf.: +45 4921 2970
CVR: 57033215
Klubkontoret
   
Log ind
Cookies er nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere, men de gemmer også information om hvordan du bruger vores hjemmeside, så vi kan forbedre den både for dig og for andre. Cookies på denne hjemmeside bruges primært til trafikmåling og optimering af sidens indhold. Du kan forsætte med at bruge vores side som altid, hvis du accepterer at vi bruger cookies.
Helsingør Golf Club | Gl. Hellebækvej 73 | 3000 Helsingør | Tlf.: 4921 2970